Як діяти в разі втрати трудової книжки.
Порядок ведення, зберігання і видачі трудових книжок визначений "Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників", затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. № 58(далі - Інструкція). Відповідно до пункту 2.4. цієї Інструкції, усі записи у трудовій книжці - про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення - вносяться роботодавцем після видання відповідного наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку. У разі звільнення – запис вносить у день звільнення. Такі записи повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження): дата, номер наказу, посилання на статті і Закони України.
Тобто, трудова книжка – це «короткий зміст» наказів та(або) розпоряджень роботодавця щодо: пересування по кар’єрній «драбині»; нагород і заохочень, які отримував працівник. Наголосимо, що дисциплінарні стягнення в трудову книжку не вносяться.
В разі втрати трудової книжки, необхідно звернутись до останнього роботодавця з проханням продублювати записи в трудову книжку. Так, пункти 5.1, 5.2 Інструкції передбачають, що особа, яка загубила трудову книжку, зобов’язана негайно повідомити про це роботодавця за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви роботодавець повинен видати Вам іншу трудову книжку з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки. У разі ускладнення – дублікат Вам можуть видати в інші строки.
Трудова книжка заповнюється за загальними правилами: у розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката відповідно вносяться записи про роботу, також, про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів та(або) розпоряджень.
Важливим для осіб, які змінили декілька місць працевлаштування, буде пункт 5.3 Інструкції, який говорить, що у разі, коли працівник до влаштування на підприємство (установу, організацію), яке видає дублікат трудової книжки, вже працював, при заповненні «трудової» в розділ «Відомості про роботу» вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство.
Загальний стаж роботи, що не підтверджується документами, записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього записується загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, по окремих періодах роботи в таким чином:
- зазначається дата прийняття на роботу;
- пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника;
- якщо з поданих документів встановлено, що працівник переводився на іншу посаду на підприємстві, то про це також робиться відповідний запис.
Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій здійснюється за бажанням працівника. Знов ж таки, така робота має бути підтвердження документами для детальнішого висвітлення стажу.
На цьому етапі слід вирішити чи достатнє «на майбутнє» зазначення загального трудового стажу. Зауважимо, що другий варіант є вкрай важливим, оскільки для підтвердження спеціального стажу, який вимагається при працевлаштуванні на певні категорії посад чи призначенні спеціальної пенсії (наприклад, юридичний стаж для складання адвокатського іспиту або стаж педагогічної роботи для спеціальної пенсії), інформація щодо займаних посад із зазначенням періодів є вкрай важливою.
Для відновлення всіх відомостей, що містила трудова книжка, необхідно мати перелік займаних посад. В такому разі доведеться звернутися до попередніх роботодавців із заявою про видачу документів, які будуть підтверджувати стаж роботи і посади на відповідному підприємстві.
Документами, що підтверджують загальний стаж, є довідки підприємств, установ, організацій, які уточнюють характер роботи. Трапляється, що на момент звернення підприємство де працювала особа вже ліквідовано. В такому випадку довідки, що підтверджують загальний стаж можуть бути видані правонаступниками таких підприємств.
Отримавши уточнюючі довідки, Ви подаєте заяву про видачу дублікату трудової книжки за останнім місцем працевлаштування і підтверджуєте свій попередній стаж роботи, а також, займанні посади цими ж довідками. У випадках, коли немає куди звертатися, зв’язку з ліквідацією підприємства, Ви можете звернутися до Трудового архіву, в якому зберігаються вся документація «ліквіданта», за довідкою. Для цього Вам потрібно написати запит про надання архівної довідки або архівної копії документа із зазначенням його пошукових даних (ким і коли був виданий документ та його номер) і мати при собі документ, що засвідчує особу, якої стосується предмет запиту. Для отримання архівних довідок про стаж роботи, про підтвердження трудового стажу, про атестацію робочих місць - до заяви додається копія сторінок трудової книжки із записами по запитуваному підприємству або, у разі відсутності такої - зазначаються записи трудової книжки (вказуючи назву підприємства, її зміни (перейменування), дати прийняття та звільнення з роботи, номери наказів, перелік займаних посад). Довідка з архіву видається протягом тридцяти днів (у разі ускладнень – не більше сорока п’яти).
Якщо ж документів у архіві не зберіглося, трудовий стаж можна встановити рішенням суду. Для цього слід подати позов про встановлення факту, який має юридичне значення. Алгоритм дій наступний: звернутися до пенсійного фонду з заявою про надання інформації про те, чи перераховувались у період Вашої роботи в організації соціальні внески, у який період і у якому розмірі, та надати Вам роздруківки сплачених страхових внесків; отримати відповідь на заяву (протягом тридцяти днів); звернутися до суду із заявою про встановлення факту із доданням інформації з пенсійного фонду.
Відновлення трудової книжки з ініціативи власника .Втрата трудової книжки трапляється не завжди з вини її власника, адже більшу частину часу «трудова» проводить на підприємстві (установі, організації), а не «на руках» працівника. Відповідно до пунктів 5.5, 5.6Інструкції №58, які передбачають, що у випадку, коли трудова книжка обгоріла, розірвана, забруднена або на її долю випали страшніші випробування, то роботодавець за останнім місцем роботи самостійно, з власної ініціативи видає працівнику дублікат трудової книжки.
При цьому на першій сторінці зіпсованої трудової книжки робиться надпис "Замість видано дублікат" і повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи слід надати вже «нову» трудову книжку. Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у випадку відсутності доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.
Такий дублікат видається на підставі заяви (довільної форми) працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник. Трудова книжка, отримана в цьому разі, буде тимчасовою: до отримання доступу до Вашої «основної» трудової.
В разі, коли Ви отримаєте «основну» трудову, в неї переносяться записи з дубліката про періоди роботи, на першій сторінці дубліката робиться напис: "Дублікат анульовано", посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника, а дублікат повертається Вам.
Головний державний інспектор
Управління Держпраці у
Полтавській області Л.Д.Тіхонова
